Folk var slitne og frustrerte da sykefraværet var som verst på Ahus i 2016, og ledelsen manglet verktøy for å ta tak i problemet. Noe måtte gjøres. Med hjelp av finansiering fra KLP startet Ahus Ortopedisk klinikk i 2017 pilotprosjektet "Sykt frisk = OK :-)" for å få ned sykefraværet i klinikken. Det klarte de. Ahus har deltatt i KLPs arbeidsmiljønettverk over to år og har hatt sin egen kontaktperson og veileder i KLPs HMS-avdeling.
– Det har vært veldig gøy og inspirerende å få anledning til å bidra faglig og å følge dette prosjektet, sier spesialrådgiver Mette Jørgensen i HMS-avdelingen hos KLP. – Spesielt når de har lykkes så godt med å redusere sykefraværet så mye.
Involverte ansatte og engasjerte ledere er nøkkelen
Målet med pilotprosjektet var å redusere sykefraværet. Sengepost S105 ved klinikken ble valgt ut som en av pilotenhetene. Prosjektlederne begynte, med god forankring i ledelsen, å kartlegge situasjonen ved å gjennomføre spørreundersøkelser, gruppeintervjuer og individuelle intervjuer innen områdene fag, organisasjon og ledelse, psykososialt arbeidsmiljø, ergonomi og individuelle forhold.
Resultatene fra kartleggingen ble presentert for alle ansatte i enheten. Deretter ble det opprettet arbeidsgrupper bestående av ansatte som kom med forslag til tiltak basert på resultatene fra kartleggingen. Arbeidsgruppene presenterte deretter sine forslag for ledelsen og prosjektgruppen. De ansatte i pilotenhetene foreslo til sammen 150 tiltak. Bare to av dem var ikke gjennomførbare.
I ettertid av dette har tiltakene blitt implementert, noen umiddelbart, mens andre tiltak var og er mer langsiktige. Alle foreslåtte tiltak fra ansatte er blitt svart ut. Involvering av ansatte og leders engasjement har vært og er en stor suksessfaktor for prosjektet.
Pia Tangstad (56) er sykepleier og seksjonsleder og har jobbet på Ahus siden september 1997. Hele denne tiden har hun jobbet i Ortopedisk klinikk og i de siste 13 årene har hun vært leder.
– Kommunikasjon med de ansatte er kjempeviktig, sier Pia.
Pia forteller at oppfølgingstiltak etter pilotprosjektet "Sykt frisk = OK :-)" har blitt arbeidet med i tett dialog med de ansatte, og det ble satt opp to obligatoriske personalmøter i forbindelse med tiltaksarbeidet.
– Jeg samarbeider tett med verneombudet, som jeg opplever som en god støttespiller og god kanal inn i avdelingen, sier hun.
Ser hver enkelt
Pia ønsker å gå foran som et godt forbilde ved alltid å hilse på og invitere de ansatte inn. Dette utover den allerede systematiske og målrettede jobbingen med handlingsplan og oppfølging av tiltak.
– Det er viktig for meg å være tilstede på morgenmøtet og gjennomføre de faste rundene mine ute blant de ansatte på sengeposten. Jeg er opptatt av orden, og hjelper gjerne til med å rydde eller ta i et tak der det trengs, sier hun.
Pia nevner fokus på lederatferd og kontakt med de ansatte som to av de viktigste tingene hun har jobbet med. Det å være nysgjerrig på de ansatte, bry seg om deres liv og opplevelser anser hun som avgjørende for et godt arbeidsmiljø.
– Mine ansatte er de viktigste - jeg ser så mange flotte mennesker hver eneste dag, sier hun.
– Gjennom prosjektet har vi funnet en ny måte å snakke om HMS og pasientsikkerhet på. Det har fått oss til å se nytten og verdien i tettere samarbeid mellom ledere og ansatte. Ikke det at vi ikke har gjort det tidligere, men nå er samarbeidet styrket ytterligere og i et helt annet omfang enn før. Til beste for ansatte og pasienter. Dette hjelper oss til å nå vårt overordnede mål som pasientens førstevalg, jubler Pia.
Dette kan bedre sykefraværet
Gi hverandre tilbakemeldinger
Ikke bare fra leder til ansatte, men ansatte i mellom. Gi ros i plenum, ris i enerom. Fokuser på det som har vært bra. Skriv det ned og heng det opp.
Lag rutiner for hvordan melde inn sykefravær
I Ortopedisk klinikk har ledergruppen i samarbeid med prosjektgruppen utarbeidet en rutine for melding av fravær, der både ansatte og leders plikter kommer godt fram, for eksempel at alle må ringe og snakke direkte med nærmeste leder.
Ha faste morgenmøter med debrifing
Det er viktig at ansatte får snakket sammen, koordinert seg, og luftet eventuelle problemer før vakten starter.
Sørg for at lederne er tilgjengelige
Å være synlig ute i avdelingen er det viktigste du gjør som leder, ifølge seksjonsleder Pia Tangstad. Da fanger du opp stemninger og eventuelle utfordringer. Hun går aldri hjem uten å gå innom avdelingen for å snakke med kveldsvaktene. Hun spiser også lunsjen sammen med sine ansatte. Å være tilgjengelig innebærer også å svare ansatte raskt på mail, telefon og sms.
Kartlegg hvilke hjelpemidler som kan gjøre arbeidsbelastningen mindre og gå til anskaffelse av dette
Lag felles skriftlige rutiner og gode systemer
Mange rutiner er overført kunnskap. Få det ned skriftlig og sørg for at det er likt, kjent og tilgjengelig for alle
Sett sykefraværsarbeidet i system
Sykefravær er sammensatt. Sørg for å få en oversikt over hvor skoen trykker og på hvilke områder det gjelder. Ha tett oppfølging av den ansatte - vær i dialog
Det er lurt å lære av andre
Selv om arbeidsplassene er ulike, finnes det felles mønstre og metodikker for hvordan det er lurt å jobbe med sykefravær. Ortopedisk klinikk på Ahus søkte om deltakelse i og fikk være med i KLPs arbeidsmiljønettverk. De ble blant annet gjort kjent med Sørlandet sykehus som har hatt stor suksess med sitt sykefraværsarbeid. De fikk også økonomisk støtte til prosjektet.
Forankring i ledelsen er avgjørende for å lykkes! Prosjektet i seg selv har liten verdi og kommer ingen vei uten dette.