Mann og kvinner møtes og snakker sammen ved et nettbrett.

Internkontroll og risikovurdering - hvorfor og hvordan

Alle virksomheter skal jobbe for at risikoen for skader og uønskede hendelser reduseres. Samtidig må dere sørge for å følge gjeldende lover og forskrifter. Her får dere noen tips og råd til hvordan kan dere jobbe med dette.

 

Kommunedirektøren har ansvar for at det jobbes med risikovurdering på en systematisk måte via et egnet internkontrollsystem, som er tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Kommunedirektørens oppgaver står i kommunelovens § 25-1

  1. Utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering.
  2. Ha nødvendige rutiner og prosedyrer.
  3. Avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik.
  4. Dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig.
  5. Evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

Hvordan arbeidet skal gjøres i praksis, er kanskje et større problem

En kommune/fylkeskommune er en svært kompleks virksomhet som består av en rekke virksomheter. Disse virksomhetene kan igjen ha svært spesielle risikoforhold. Skoler kan ha helt andre risikoforhold enn barnehager og sykehjem. Ofte vil også risikoforholdene variere fra skole til skole. Her får kommunedirektøren en stor oppgave med å holde oversikt over avvik i den enkelte virksomheten, og hva som er tenkt gjort for å rette opp i avvikene.

I tillegg har kommunen andre risikoforhold som de må ha oversikt over og kontroll på, forhold som ikke nødvendigvis gjelder en enkelt virksomhet. Det kan være flom, ras, pandemier, større miljøskader, manglende kompetanse og mer.

Alt dette må samles i en oversikt som viser kommunens risikobilde, og hvilke tiltak dere har gjort eller skal gjøre for å få risikoene på et akseptabelt nivå.

Internkontrollarbeidet må være levende og føre til handling

Virksomheten skal drive med internkontroll for sin egen del. Det bør understøtte primæroppgavene, slik at resultatene (tjenesteytingen) blir best mulig. God internkontroll bør blant annet fremme:

  • sikre bygg med optimal kvalitet
  • godt arbeidsmiljø, som skaper motiverte og produktive medarbeidere
  • godt læringsmiljø for elever
  • færre skader
  • færre feil
  • godt omdømme

Dessverre er det nok fortsatt noen som gjennomfører internkontrollen for å tilfredsstille tilsynsmyndighetene. Noe som er defensivt og litt misforstått. Det er i første rekke ens eget ve og vel det gjelder. Retter dere oppmerksomheten mot det, vil det medføre en mer positiv holdning og et bedre resultat av internkontrollarbeidet.

Involvering og tverrfaglig samarbeid er suksessfaktorer

Det finne utrolig mye kompetanse i en kommune. Mange ser farer og problemer som kan oppstå. Men vel så viktig; de har ofte gode løsninger på hvordan dere kan unngå nettopp dette. 

Vi vet at kompetansen er der, men det kan variere hvor godt den blir utnyttet. Ikke minst fordi kunnskap noen trenger, finnes i andre avdelinger. Og da spørs det hvor godt det tverrfaglige samarbeidet er innenfor slike felt. Involvering og tverrfaglig samarbeid kan fort skape engasjement og positive resultater. Det skaper også et nødvendig eierforhold til problemstillingene, noe som lettere medfører handling.

Beredskap

Uansett hvor flinke dere er til å forebygge, så vil skader inntreffe. Noen med alvorlige følger. Da er det viktig at det er klare rutiner for hvem som skal gjøre hva. Og ikke minst; hvem skal uttale seg til ulike interessenter (presse, pårørende, rammede osv.). Usikkerhet og feilinformasjon kan fort gjøre ting enda verre. Kan dere ikke svare der å da, kjøp dere tid. De fleste skjønner at alt ikke alt kan besvares med en gang. Men de vil gjerne vite når de kan forvente et svar.

Dokumentasjon

Når en alvorlig hendelse skjer, vil alltid noen spørre; hvordan kunne de skje, hva er gjort for å forhindre at slikt kunne skje og hvem har ansvaret for at det skjedde?

Da er det godt å ha en dokumentasjon på at dere faktisk har vurdert deres eget risikobilde. At dere har forsøkt å iverksette (eller skal iverksette) tiltak for å unngå slike hendelser.

Ting kan likevel gå galt. Det kan til og med hende at dere opplever alvorlige hendelser dere ikke har kartlagt, fordi det virket helt usannsynlig da kartleggingen ble gjort. Da kan det være til hjelp å kunne vise til at dere tross alt jobber systematisk med å ha kontroll på deres eget risikobilde.

Evaluering

Fører tiltakene oss mot målet? Det må i alle fall virksomheten sjekkesmed jevne mellomrom, slik at dere kan korrigere dersom dere er på feil spor. Skal dere nå målet, må dere faktisk ha satt dere et mål. Dessverre hender det at det glipper allerede der. Så sjekk at dere virkelig har fastsatt gode, konkret mål for sikkerhetsarbeidet i kommunen, noe dere kan styre etter.

Risikobildet er i stadig endring

Risikobildet vi omgir oss med i dag er forskjellig fra de vi hadde for 50 år siden. Og sannsynligvis ulikt det vi har om 5 år. Nye farer oppstår, og noen farer blir faktisk mer eller mindre borte. Disse endringene må vi kunne fange opp. Det medfører at arbeid med internkontroll og risikovurdering er en kontinuerlig prosess.