spesialrådgiver Gunhild Søndergaard på Ahus ortopediske klinikk.
- Vi har så vidt startet, dette er langsiktig arbeid, sier spesialrådgiver Gunhild Søndergaard (midten).

Slik skal de få ned sykefraværet

En tredjedel av sykefraværet blant sykepleiere er arbeidsrelatert, viser ny forskning. – Vi hadde problemer på alle områder, sier spesialrådgiver Gunhild Søndergaard på Ahus ortopediske klinikk.

Dette kan bedre sykefraværet

Noen av funnene fra Ahus

  • Gi hverandre tilbakemeldinger
  • Lag rutiner for hvordan melde inn sykefravær
  • Ha faste morgenmøter med debrifing
  • Sørg for at lederne er tilgjengelige
  • Kartlegg hvilke hjelpemidler som kan gjøre arbeidsbelastningen mindre
  • Lag felles skriftlige rutiner og gode systemer
  • Sett sykefraværsarbeidet i system
  • Det er lurt å lære av andre

Høsten 2016 var sykefraværet ved et av Norges største ortopediske fagmiljøer på skyhøye 19 prosent. Folk var slitne og frustrerte, og ledelsen manglet verktøy for å ta tak i problemet. Noe måtte gjøres.

– Det overordnede sykefraværsmålet for Ahus er 7,2 prosent. Vi var så langt fra dette målet som det var mulig å komme. Et så høyt sykefravær over tid, gir et signal om at noe er galt, sier spesialrådgiver og prosjektleder Gunhild Søndergaard.

-Det tar tid, men vi ser at det fungerer.

Gunhild Søndergaard

Problemer på alle områder

Klinikken, som har til sammen 235 ansatte, plukket ut seksjonene med det høyeste sykefraværet til å være pilot. Samtidig som de startet prosjektet og satte av egne ressurser, søkte de KLP om økonomisk og faglig støtte.

Hva som var problemet kom raskt frem gjennom en omfattende kartlegging. Alle 150 ansatte i pilotenhetene fikk mulighet til å bli hørt, enten gjennom gruppeintervjuer, individuelle samtaler eller en spørreundersøkelse. Prosjektgruppa hadde noen antagelser, men ble likevel overrasket.

Forskning viser at det er fem hovedområder som har noe å si for arbeidsmiljøet: ledelse og organisering, psykososialt arbeidsmiljø og kultur, fag, fysisk arbeidsmiljø og ergonomi og individuelle forhold.

– Det viste seg at vi hadde problemer på alle disse områdene. Vi fikk enorme mengder data, men da vi systematiserte dem var utfordringene tydelige, sier Søndergaard.

Foreslo tiltak selv

Etter at de ansatte hadde fått datagrunnlaget, satt de sammen flere arbeidsgrupper på hver seksjon, og de diskuterte forslag til tiltak. Noen har vært enkle å gjøre noe med med en gang, andre tar lenger tid. Det eneste området som ikke ble diskutert i gruppene var «individuelle forhold».

– Et problem vi så veldig tydelig var at det var krevende for dem som jobbet helg at driftskoordinatoren kun jobbet ukedager. Vi var ikke klar over at det var en så stor belastning, så jeg er glad vi fant en løsning, sier Søndergaard.

Andre tiltak gikk på lederskap og struktur, som det å få på plass morgenmøter med debrifing, bli bevisst på hvordan gi ros og ris, og rutiner for hvordan man skulle melde inn sykefravær. De har også satt opp faste tider for lederne på sengepostene hver dag, slik at de ansatte vet når lederne er til stede.

– Andre konkrete tiltak som er iverksatt er innkjøp av utstyr, som for eksempel hjul på lenestoler, slik at det blir lettere å hjelpe pasientene å forflytte seg. Det er en tung avdeling, med pasienter som trenger mye hjelp, så denne type tiltak er uvurderlig og enkelt å gjøre noe med, sier Søndergaard.

Misforstått HMS

Ny forskning fra Sintef, finansiert av KLP, Spekter og Norsk Sykepleierforbund, viser at en tredjedel av sykefraværet blant sykepleiere er arbeidsrelatert. Fraværet skyldes blant annet høy arbeidsbelastning, søvnproblemer på grunn av turnusarbeid og smitte fra pasienter eller kolleger. Likevel tror mange sykepleiere at HMS handler om pasientenes sikkerhet.

– Mange tenker ikke på å melde avvik på arbeidsorganisering, brudd på arbeidstidsbestemmelser eller ekstremt arbeidspress, sier Mette

Jørgensen, spesialrådgiver i KLP.

Rapporten viser også at selv om sykehusene er gode på tradisjonell HMS, glemmer de ofte den delen som handler om hvordan de ansatte har det i hverdagen. Inge Skråmm, leder for ortopedisk klinikk, er ikke overrasket over funnene.

– Mange tøyer strikken lenger enn man burde, fordi det handler om levende mennesker. Folk som jobber her har så stor samvittighet, særlig overfor pasientene. Det er vanskelig å si nei, mye vanskeligere enn i en produksjonsbedrift, sier Skråmm.

Alle skal med

Ett år etter at prosjektet startet på Ahus er det fortsatt for tidlig å si noe om resultatene, selv om sykefraværet er lavere nå enn da de startet.

– Den viktigste effekten er at vi har fått systematisert arbeidet med sykefravær mye bedre enn tidligere. Men vi har så vidt startet, dette er

langsiktig arbeid, sier Gunhild Søndergaard.

To sengeposter med 120 sykepleiere og kontortjenesten med 32 ansatte, har vært med i prosjektet som skal vare i to år. Denne høsten skal også de andre seksjonene i klinikken inkluderes.

– Det tar tid, men vi ser at det fungerer. Vi sender ut nyhetsbrev en gang i måneden, vi legger informasjon på infoskjermene og vi er til stede på fagdager og seksjonsmøter. En viktig suksessfaktor er å ikke bare få med de ansatte, men også lederne. Det vi driver med handler egentlig om å bygge kultur.