Hvordan gjennomføre et HMS-prosjekt?
15.07.2010
KLPs HMS-team har lang erfaring med gjennomføring av prosjektprosesser. Her finner du gode tips til hvordan du kan planlegge og gjennomføre et HMS-prosjekt.
Det er viktig å tenke gjennom hvordan du starter opp et prosjekt eller tiltak. Planlegging er vesentlig for et godt resultat.
Nedenfor følger en oversikt over suksessfaktorer for et vellykket prosjekt:
Mandat
Du må utarbeide et mandat for prosjektet. Mandatet bør inneholde informasjon om målet med prosjektet, beskrivelse av nåsituasjon, kort beskrivelse av prosjektets omfang, organiseringen og ressursbruk. Se mal for mandat.
Kontakt HMS-teamet hvis du ønsker malen tilsendt som et word-dokument.
Prosjektroller
Det er viktig å finne riktig sammensetning av personer til de ulike prosjektrollene. Prosjektlederen må ha gode samarbeidsevner, være flink til å kommunisere og ha evne til å få ting gjennomført.
Hva handler prosjektarbeid om?
Alle involverte bør diskutere hva prosjektarbeid handler om og hvilke krav som stilles i dette prosjektet. Avklar hva hver enkelt prosjektdeltaker skal bidra med.
Prosjektplan
Utarbeid en prosjektplan før prosjektet gjennomføres. Ikke gjennomfør kick-off før prosjektet er ferdig planlagt.
For å kunne søke om prosjektstøtte fra KLP, må du fylle ut KLPs mal for prosjektplan. Denne må overføres til vårt elektroniske søknadsskjema og sendes til oss.
Du må i tillegg detaljplanlegge prosjektet, dvs hvilke aktiviteter skal gjennomføres, til hvilken tid og hvem har ansvaret. Se mal for aktivitetsplan.
Kontakt HMS-teamet hvis du ønsker malen tilsendt som et word-dokument.
Planlegging tar tid
Sett av tilstrekkelig tid til planleggingsprosessen. Hele prosjektgruppen bør delta i planleggingen.
Realistiske forventninger
Skap realistiske forventninger hos de som er involvert.
Ressurser
Sett av tilstrekkelig med ressurser, både menneskelige og økonomiske. Det er krevende å drive prosjektarbeid.
Forankring
Skap eierforhold til prosjektet hos virksomhetsledelse, ansatte og kommunens adm/politiske ledelse
Involvering
Involver ansatte, tillitsvalgte og verneombud
Kommunikasjonsplan
Lag en plan for kommunikasjon i prosjektet. Hvem skal informeres (her bør alle som har en interesse av prosjektet med i planen), når skal de informeres, hvordan skal de informeres og hva skal de informeres om? Se mal for kommunikasjonsplan.
Kontakt HMS-teamet hvis du ønsker malen tilsendt som et word-dokument.
Inspirasjon og motivasjon
Skap arenaer for motivasjonspåfyll særlig for dem som har ansvar for å drive prosessene
Myndighet
Gi prosjektleder handlingsrom til å teste ut tiltak i prosjektet
Feir milepæler og framgang
Ha fokus på de små (og store) ”suksessene” gjennom hele prosjektprosessen.
Tenk langsiktig!
Endringsprosesser tar tid.
Malene HMS-teamet bruker bygger på PLP prosjektlederprosessen.
Ta kontakt med HMS-teamet dersom du trenger hjelp. Vi kommer gjerne på besøk til din virksomhet, og vi kan bidra i planleggingen av gode prosjektprosesser.