Om personopplysninger og nettstedet klp.no
21.11.2008
Behandlingsgrunnlag
Personopplysningsloven av 14. april 2000 nr. 31 inneholder regler om registrering, utlevering og annen form for behandling av personopplysninger som kan knyttes til en enkeltperson.
KLP har konsesjon fastsatt av Datatilsynet for behandling av personopplysninger, og behandler alle opplysninger innenfor rammen av de generelle reglene i Personopplysningsloven med tilhørende forskrifter, egne konsesjoner og særskilte lovregler om behandling av personopplysninger.
Dersom ikke annet hjemmelsgrunnlag foreligger, vil behandlingen av personopplysninger basere seg på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra kunden. Samtykke er ikke nødvendig for personopplysninger som registreres og brukes for å gjennomføre en avtale eller utføre et oppdrag fra kunden.
Hvilke personopplysninger behandler KLP?
KLP registrerer og lagrer nødvendige personopplysninger i interne kunderegistre. Med kunde menes i denne forbindelse enhver som benytter seg av KLPs produkter og tjenester eller på annen måte inngår avtale med KLP. Formålet med registreringen er å identifisere kunden og oppfylle avtalen kunden har med KLP. KLP kan bare behandle personopplysninger til andre formål i den grad lovgivningen gir adgang til det eller kunden har samtykket til slik behandling. KLP kan i tillegg også være lovpålagt å registrere opplysninger om kunden og rapportere opplysninger til myndighetene.
KLP vil ved avtaleinngåelsen registrere de opplysninger om kunden og avtaleforholdet som KLP har saklig behov for. KLP vil registrere alle endringer i avtaleforholdet, tjenestebruk, alle oppdrag og øvrig korrespondanse mellom partene, og alle inn- og utbetalinger i forbindelse med avtalene. KLP vil på tilsvarende måte registrere personopplysninger om eventuelle medskyldnere, verger, begunstigede og andre som KLP har saklig behov for å registrere på grunn av deres forhold til kunden.
Innsamling av personopplysninger
Personopplysninger som registreres vil KLP i hovedsak motta direkte fra kunden. Dersom KLP ønsker å innhente opplysninger fra kunden som ikke er nødvendige for ivaretakelse av avtaleforholdet, skal KLP først informere kunden om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene og hva opplysningene vil bli brukt til (dvs. formålet med behandlingen).
Personopplysninger vil også kunne innhentes fra tredjepersoner, som offentlige og private institusjoner herunder andre finansinstitusjoner. Kunden vil bli varslet ved innsamling av opplysninger fra tredjepersoner, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at kunden allerede kjenner til de opplysninger varselet skal inneholde (Personopplysningsloven § 20).
Utlevering av personopplysninger. Bruk av samarbeidspartnere. Felles kunderegister
KLP er underlagt taushetsplikt om kundeopplysninger. Overlevering av kundeopplysninger til en tredjepart kan likevel skje med samtykke fra kunden og i de tilfeller hvor KLP er forpliktet i henhold til lov å overlevere slike opplysninger.
Dersom lovgivningen tillater det og KLPs taushetsplikt ikke er til hinder, kan personopplysninger også bli utlevert til eksterne samarbeidspartnere for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen. Slike eksterne samarbeidspartnere kan være andre finansinstitusjoner, selskaper i samme finanskonsern samt underleverandører og distributører av KLP ol.
KLP med datterselskaper utgjør et finanskonsern og selskaper innenfor finanskonsernet har et felles kunderegister som er tilgjengelig for disse konsernselskapene (for eksempel livsforsikringsselskap, skadeforsikringsselskap og forvaltningsselskap for verdipapirfond). Formålet med konsernkunderegisteret er å oppnå størst mulig samordning av tilbudet av tjenester og rådgivning fra de forskjellige selskapene i konsernet. Kunderegisteret vil kunne inneholde kundens navn, fødselsnummer, adresse og kontaktopplysninger, opplysninger om hvilket konsernselskap vedkommende er kunde i og hvilke tjenester og produkter kunden har avtale om. Utlevering og registrering av andre personopplysninger i kunderegisteret krever samtykke fra kunden.
Markedsføring
KLP vil i samsvar med lovgivningen og konsesjonsvilkårene kunne bruke såkalte nøytrale kundeopplysninger (navn, adresse, fødselsår, kjønn og kontaktopplysninger) og opplysninger om hvilke type produkter kunden allerede har inngått avtale om, som grunnlag for informasjon og markedsføring av eksisterende og nye tjenester og produkter.
Bruk av andre opplysninger enn nøytrale kundeopplysninger, for eksempel transaksjonsopplysninger og andre dybdeopplysninger om kundeforholdet og bruk av tjenestene, kan benyttes i markedsføringsøyemed dersom det foreligger et frivillig, informert og uttrykkelig samtykke fra kunden.
Innsyn- Retting - Sletting
Kunden kan ved skriftlig og undertegnet henvendelse til KLP kreve informasjon om KLPs behandling av personopplysninger som vedrører kunden selv (Personopplysningsloven §§ 18, 24). Innenfor de begrensninger som er fastsatt i Personopplysningsloven §§ 27 og 28 kan kunden kreve å få rettet mangelfulle
personopplysninger og slettet unødvendige opplysninger.
Personopplysninger skal i henhold til personopplysningsloven slettes når oppbevaring ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Dette innebærer at så lenge avtaleforholdet eksisterer vil opplysningene være registrert. Dersom avtalen sies opp, vil KLP, på grunn av muligheten for fremtidige erstatningskrav som kan tilbakeføres til avtaleforholdet, lagre opplysningene frem til foreldelsesfristen for de aktuelle produktene er utløpt. Opplysningene kan likevel behandles til annet formål så fremt det foreligger selvstendig lovgrunnlag eller etter Personopplysningsloven § 8.